Samodzielne oświadczenie najemcy: o co wynajmujący może pytać, a o co nie

Czym jest samodzielne oświadczenie najemcy i że pozostaje dobrowolne

Samodzielne oświadczenie najemcy to kwestionariusz, za pomocą którego wynajmujący przed zawarciem umowy najmu zbiera dane dotyczące przydatności osoby zainteresowanej: dotyczące tożsamości, zdolności płatniczej oraz planowanego sposobu korzystania z mieszkania. Nie jest ono przewidziane przez ustawę i dla osoby zainteresowanej jest co do zasady dobrowolne: nie istnieje obowiązek jego złożenia.

W praktyce oświadczenie jest jednak regułą, ponieważ wynajmujący może uzależnić swoją decyzję od miarodajnego samodzielnego oświadczenia. Ramy prawne wyznacza ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO, w języku niemieckim znane jako DSGVO): dane osobowe mogą być zbierane wyłącznie w określonych, uzasadnionych celach i tylko w niezbędnym zakresie, zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 RODO). W tłumaczeniu oznacza to: wolno pytać o to, co rzeczywiście potrzebne dla konkretnego stosunku najmu, i o nic więcej.

Te pytania są dopuszczalne

Dopuszczalne są pytania, które mają rzeczowy związek ze stosunkiem najmu i które dotyczą wiarygodności finansowej lub zgodnego z umową korzystania z mieszkania. Należą do nich w szczególności:

• Imię i nazwisko, adres, data urodzenia oraz dane kontaktowe w celu jednoznacznej identyfikacji.
• Zawód i pracodawca oraz rodzaj stosunku zatrudnienia.
• Dochód netto względnie sytuacja dochodowa jako miernik zdolności płatniczej.
• Liczba osób wprowadzających się, które mają zamieszkiwać w mieszkaniu.
• Zwierzęta domowe, o ile mają znaczenie dla korzystania z mieszkania.
• Znaczące zaległości czynszowe z wcześniejszych stosunków najmu.
• Toczące się postępowanie upadłościowe względnie złożone oświadczenie majątkowe pod przysięgą (eidesstattliche Versicherung), gdyż ma to znaczenie dla zdolności kredytowej.

Punkty te obejmują to, co wynajmujący może zgodnie z prawem wiedzieć: czy dana osoba jest w stanie udźwignąć uzgodniony czynsz oraz czy mieszkanie będzie użytkowane zgodnie z umową. Istotna jest proporcjonalność: chodzi o przydatność, a nie o pełny profil osobowości.

Te pytania są niedopuszczalne i dlaczego

Niedopuszczalne są pytania bez związku ze stosunkiem najmu oraz takie, które ingerują w dane szczególnie chronione lub w cechy mogące prowadzić do dyskryminacji. Miarą są ogólna ustawa o równym traktowaniu (AGG, niemiecka ustawa antydyskryminacyjna) oraz ochrona szczególnych kategorii danych osobowych zgodnie z RODO. Zakazane są w szczególności:

• Ciąża, pragnienie posiadania dzieci i planowanie rodziny.
• Religia i światopogląd.
• Przynależność partyjna i orientacja polityczna.
• Pochodzenie etniczne, narodowość lub obywatelstwo.
• Zamiar zawarcia małżeństwa i stan związku.
• Orientacja seksualna.
• Członkostwo w związku zawodowym, zrzeszeniu najemców lub stowarzyszeniach.
• Zdrowie i niepełnosprawności.
• Karalność, co do zasady, ponieważ bez konkretnego związku jest ona bez znaczenia dla stosunku najmu.

Powód jest dwojaki: AGG chroni przed dyskryminacją, na przykład ze względu na pochodzenie etniczne, religię, płeć, niepełnosprawność, wiek lub tożsamość seksualną; a RODO zakazuje zbierania danych wrażliwych bez solidnej podstawy prawnej. Takie pytania nie mają zatem miejsca w samodzielnym oświadczeniu.

Prawo do kłamstwa przy pytaniach niedopuszczalnych

Co się dzieje, gdy wynajmujący mimo to zadaje pytanie niedopuszczalne? Tutaj w praktyce obowiązuje tak zwane prawo do kłamstwa: na pytanie niedopuszczalne osoba zainteresowana nie musi odpowiadać zgodnie z prawdą, a świadomie fałszywa odpowiedź pozostaje bez konsekwencji. Wynajmujący nie może później na przykład uchylić się od umowy najmu ani jej wypowiedzieć z tego powodu, że najemczyni odpowiedziała fałszywie na — niedopuszczalne — pytanie o ciążę. Uzasadnienie jest oczywiste: kto w ogóle nie był uprawniony do zebrania danej informacji, nie może wywodzić żadnych praw z nieprawdziwej odpowiedzi.

Odwrotnie obowiązuje zasada: na pytania dopuszczalne należy odpowiadać zgodnie z prawdą. Kto tutaj wprowadza w błąd — na przykład co do dochodu lub toczącego się postępowania upadłościowego — musi liczyć się z konsekwencjami (zob. ostatni rozdział). Dla wynajmujących wynika z tego prosty wniosek: starannie opracowany formularz ograniczony do pytań dopuszczalnych jest nie tylko zgodny z ochroną danych, lecz stanowi również solidniejszą podstawę decyzji.

Jakie dane i kiedy? Model etapowy Konferencji Ochrony Danych

Decydujące jest nie tylko to, o co się pyta, lecz także kiedy. Konferencja Ochrony Danych (DSK, gremium niemieckich organów nadzoru nad ochroną danych) określiła w tym celu w swoich wytycznych orientacyjnych (DSK-Orientierungshilfe) model trójetapowy:

• Podczas terminu oględzin: Tylko dane podstawowe, takie jak imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, w celu organizacji terminu. Pytania o dochód lub zdolność kredytową, kopia dowodu tożsamości czy wręcz zapytanie do SCHUFA (informacja kredytowa wiodącej niemieckiej agencji informacji gospodarczej) nie są na tym etapie jeszcze dozwolone.
• Przy poważnym zamiarze najmu: Gdy osoba zainteresowana oświadcza konkretną chęć wynajęcia określonego mieszkania, powstaje stosunek przedumowny. Teraz dopuszczalne są dane o liczbie osób, o zawodzie i pracodawcy, o dochodzie netto, jak również o toczącej się upadłości lub znaczących zaległościach czynszowych, najpierw jako oświadczenie, jeszcze bez dowodu.
• Przed zawarciem umowy (ściślejszy wybór): Dopiero po preselekcji wolno żądać dowodów, na przykład pasków wynagrodzeń lub ukierunkowanej informacji o zdolności kredytowej.

Częsty błąd dotyczy zgody: jeśli — jak przy konkretnym zamiarze najmu — istnieje już podstawa ustawowa, dodatkowo podpisana zgoda jest zbędna, a nawet podatna na zaskarżenie, ponieważ powstaje pod faktyczną presją poszukiwania mieszkania. A na końcu obowiązuje obowiązek usunięcia: dane odrzuconych kandydatów należy usunąć, z reguły najpóźniej po sześciu miesiącach.

SCHUFA, dowody dochodu i zaświadczenie o braku zaległości czynszowych

Poza samym oświadczeniem w fazie końcowej zwykle pożądane są dowody. Także tutaj obowiązuje oszczędność danych:

• Dowody dochodu: Zwyczajowe i uzasadnione są ostatnie paski wynagrodzeń (w praktyce do trzech). Niepotrzebne dane na nich — takie jak numer identyfikacji podatkowej, przynależność wyznaniowa lub dane konta — można zaczernić. Przedłożenie całej umowy o pracę z reguły nie jest konieczne.
• Informacja o zdolności kredytowej SCHUFA: Tutaj trzeba rozróżnić. Wynajmujący nie może żądać kompleksowego samodzielnego oświadczenia zgodnie z art. 15 RODO, ponieważ zawiera ono znacznie więcej danych niż potrzeba. Dopuszczalna jest wyłącznie ukierunkowana, dostosowana do stosunku najmu informacja o zdolności kredytowej (na przykład SCHUFA-BonitätsAuskunft dla wynajmujących), i to dopiero krótko przed zawarciem umowy.
• Zaświadczenie o braku zaległości czynszowych: Jest ono często pożądane, lecz nie jest oczywiste. Federalny Trybunał Sprawiedliwości (Bundesgerichtshof) orzekł, że najemca nie ma roszczenia wobec swojego wcześniejszego wynajmującego o takie zaświadczenie, a jedynie o pokwitowania dokonanych płatności czynszu (BGH, wyrok z dnia 30 września 2009 r. – VIII ZR 238/08). Osoba zainteresowana nie może zatem wymusić brakującego zaświadczenia, a DSK krytycznie ocenia czynienie z niego warunku w sposób ogólny.

Linia jest jasna: ukierunkowane, związane z celem dowody zamiast ogólnego zalewu danych. Jest to nie tylko bezpieczne prawnie, lecz także sprawiedliwe wobec wiarygodnych kandydatów.

Fałszywe dane przy pytaniach dopuszczalnych: konsekwencje

Jeśli najemca świadomie odpowie fałszywie na pytanie dopuszczalne, a informacja ta jest istotna dla decyzji o wynajmie, grożą poważne konsekwencje. Wynajmującemu otwarte są dwie drogi:

• Uchylenie się od skutków oświadczenia woli z powodu podstępu (§ 123 BGB, § 123 niemieckiego kodeksu cywilnego): Jeśli wynajmujący nie zawarłby umowy, gdyby znał prawdę — na przykład z powodu zatajonego postępowania upadłościowego lub zmyślonych danych o dochodzie — może uchylić się od umowy i ją odwrócić.
• Wypowiedzenie nadzwyczajne (§ 543 BGB, § 543 niemieckiego kodeksu cywilnego): Jeśli wprowadzenie w błąd jest tak poważne, że od wynajmującego nie można wymagać kontynuacji, w grę może wchodzić wypowiedzenie bez zachowania terminu.

Zawsze rozstrzygające jest to, że fałszywie odpowiedziane pytanie było dopuszczalne i miało rzeczywistą wagę dla decyzji. Drobiazgi nie uzasadniają ani uchylenia się od umowy, ani wypowiedzenia. To wyraźne rozróżnienie — pytanie dopuszczalne z obowiązkiem prawdziwości z jednej strony, pytanie niedopuszczalne z prawem do kłamstwa z drugiej — stanowi sedno bezpiecznego prawnie wyboru najemcy. Przy konkretnym dochodzeniu roszczeń w danym przypadku częścią procesu jest porada prawna.