Ein Haus oder eine Wohnung in Deutschland wechselt erst dann rechtsgültig den Eigentümer, wenn der Kaufvertrag notariell beurkundet ist. Damit der Notartermin reibungslos läuft und sich nicht verzögert, müssen die richtigen Unterlagen vollständig vorliegen. Wir begleiten seit über 60 Jahren Eigentümerinnen und Eigentümer in Düsseldorf und Nordrhein-Westfalen beim Verkauf und wissen, welche Dokumente der Notar wirklich benötigt. Dieser Ratgeber führt Sie ruhig und nachvollziehbar durch die komplette Unterlagenliste, erklärt den Ablauf der Beurkundung und die Rolle des Notars und gibt Ihnen eine praktische Checkliste an die Hand.
Warum die notarielle Beurkundung Pflicht ist
Beim Verkauf einer Immobilie gibt es keinen Weg an der Notarin oder dem Notar vorbei. Das Gesetz schreibt für jeden Vertrag, durch den sich jemand verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, die notarielle Beurkundung vor (§ 311b Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch). Ein Kaufvertrag, der nur mündlich oder privatschriftlich geschlossen wird, ist grundsätzlich nichtig.
Der eigentliche Eigentumsübergang vollzieht sich in zwei Schritten: die sogenannte Auflassung, also die Einigung von Verkäufer und Käufer über den Eigentumswechsel, und die anschließende Eintragung im Grundbuch (§§ 873, 925 BGB). Die Auflassung muss bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Seiten vor dem Notar erklärt werden. Erst mit der Grundbucheintragung ist der Käufer rechtlich neuer Eigentümer.
Diese Form schützt beide Seiten: Sie sorgt dafür, dass eine so weitreichende Entscheidung wie ein Immobilienverkauf rechtssicher dokumentiert und von einer unabhängigen Stelle geprüft wird. Genau deshalb kommt es auf vollständige Unterlagen an.
Identität und steuerliche Angaben der Parteien
Bevor es um die Immobilie selbst geht, muss der Notar wissen, wer am Vertrag beteiligt ist. Folgende Angaben werden für alle Vertragsparteien benötigt:
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass von Käufer und Verkäufer zur Feststellung der Identität.
- Steuer-Identifikationsnummer aller Beteiligten. Der Notar ist verpflichtet, den Verkauf dem Finanzamt für die Grunderwerbsteuer zu melden.
- Aktuelle Anschrift, Geburtsdatum und gegebenenfalls Geburtsname jeder Partei.
- Bei Firmen oder Gesellschaften: ein aktueller Handelsregisterauszug als Vertretungsnachweis.
- Wenn jemand nicht selbst erscheinen kann: eine notariell beglaubigte Vollmacht der vertretenen Person.
Erscheint eine verheiratete Person, kann der Familienstand für die Eigentumsform eine Rolle spielen. Halten Sie diese Angaben bereit, damit der Notar den Vertrag korrekt aufsetzen kann.
Grundbuch, Objekt und amtliche Lagedokumente
Das Herzstück jeder Beurkundung sind die Unterlagen zur Immobilie selbst. Sie belegen, wem das Objekt gehört und wie es belastet ist:
- Aktueller Grundbuchauszug: Er weist Eigentümer, Grundschulden, Dienstbarkeiten und sonstige Lasten aus. Der Notar holt ihn in der Regel selbst ein, damit er aktuell ist.
- Lageplan und Flurkarte (Auszug aus dem Liegenschaftskataster) mit Flurstücksangaben.
- Grundrisse, Wohn- und Nutzflächenberechnung sowie Baubeschreibung, soweit vorhanden.
- Bei geerbten Immobilien: ein Erbschein oder Erbnachweis, falls der Verkäufer noch nicht als Eigentümer eingetragen ist.
- Beim Verkauf eines Erbbaurechts: der Erbbaurechtsvertrag.
Diese Dokumente stellen sicher, dass Lage, Größe und Eigentumsverhältnisse zweifelsfrei beschrieben sind.
Energieausweis, Baulasten und Altlasten
Über die reinen Eigentumsfragen hinaus benötigt der Verkauf weitere Nachweise, die Käufer und Notar über den Zustand und öffentlich-rechtliche Bindungen der Immobilie informieren:
- Energieausweis: Beim Verkauf eines Wohngebäudes ist ein gültiger Energieausweis vorzulegen. Er informiert über den energetischen Zustand und gehört zu den Pflichtunterlagen im Verkaufsprozess.
- Baulastenauskunft: Ein Auszug aus dem Baulastenverzeichnis zeigt öffentlich-rechtliche Verpflichtungen wie Abstands-, Stellplatz- oder Zufahrtsbaulasten.
- Altlasten: Eine Auskunft zu möglichen Boden- oder Gebäudealtlasten kann eingeholt werden, vor allem bei älteren oder gewerblich genutzten Grundstücken.
- Vorhandene Baugenehmigungen, Bebauungsplan-Auszüge und Modernisierungsnachweise, soweit für die Immobilie relevant.
Solche Unterlagen schaffen Transparenz und beugen späteren Unstimmigkeiten zwischen den Parteien vor.
Bestehende Grundschulden, Löschung und Ablösung
Viele Immobilien sind noch mit einer Grundschuld oder Hypothek belastet, weil ein Darlehen läuft. Damit der Käufer das Objekt lastenfrei erwirbt, müssen diese Belastungen geregelt werden:
- Übersicht über bestehende Grundschulden oder Hypotheken mit Angabe der finanzierenden Bank, der Darlehensnummer und der Restschuld.
- Löschungsbewilligung der Bank, wenn eine eingetragene Grundschuld nach Kaufpreiszahlung gelöscht werden soll.
- Angaben zur Ablösung des Restdarlehens, falls der Kredit mit dem Verkaufserlös zurückgeführt wird.
- Finanziert der Käufer den Kauf, werden zusätzlich die Grundschuldbestellungsunterlagen seiner Bank benötigt.
- Bankverbindung des Verkäufers, auf die der Kaufpreis fließen soll.
Der Notar koordiniert diesen Teil sorgfältig, damit alte Lasten gelöscht und neue Sicherheiten korrekt eingetragen werden. Klären Sie die Restschuld frühzeitig mit Ihrer Bank, damit die Löschungsunterlagen rechtzeitig vorliegen.
Eigentumswohnung: Unterlagen bei WEG
Beim Verkauf einer Eigentumswohnung kommen Dokumente der Wohnungseigentümergemeinschaft hinzu, weil der Käufer Teil dieser Gemeinschaft wird. Erfahrungsgemäß brauchen Notar und Käufer:
- Teilungserklärung mit Aufteilungsplan: Sie regelt, welche Teile Sondereigentum und welche Gemeinschaftseigentum sind, und legt die Miteigentumsanteile fest.
- Gemeinschaftsordnung: Sie bestimmt die Rechte und Pflichten der Eigentümer untereinander und ist häufig Bestandteil der Teilungserklärung.
- Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftsplan sowie Angaben zur Höhe des monatlichen Hausgeldes.
- Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, meist der letzten drei Jahre, mit Beschlüssen zu Instandhaltung, Rücklagen und größeren Maßnahmen.
- Stand der Instandhaltungsrücklage und Kontaktdaten der Hausverwaltung.
Diese Unterlagen geben dem Käufer ein vollständiges Bild der finanziellen und baulichen Lage der Wohnanlage.
Vermietete Immobilien und der Ablauf des Termins
Ist das Haus oder die Wohnung vermietet, gehen die Mietverhältnisse mit dem Verkauf auf den Käufer über. Der Grundsatz lautet: Kauf bricht nicht Miete (§ 566 BGB). Bereiten Sie daher vor:
- Alle bestehenden Mietverträge samt Nachträgen.
- Aktuelle Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen sowie Angaben zur Kaution.
- Übersicht über die aktuelle Miethöhe und etwaige Mietrückstände.
Der Beurkundungstermin selbst folgt einem festen Ablauf: Der Notar stellt zunächst die Identität der Beteiligten fest, verliest dann den gesamten Kaufvertrag einschließlich der Auflassung und erläutert die rechtlichen Folgen. Sie können Fragen stellen und Änderungen verlangen. Anschließend unterschreiben beide Parteien und der Notar. Nach der Beurkundung veranlasst der Notar die Auflassungsvormerkung, überwacht die Fälligkeitsvoraussetzungen und beantragt nach Kaufpreiszahlung die Eigentumsumschreibung im Grundbuch. Den fertigen Kaufvertragsentwurf erhalten Sie vorab zur Prüfung.
