W Niemczech dom lub mieszkanie przechodzi na nowego właściciela w sposób prawnie ważny dopiero wtedy, gdy umowa sprzedaży zostanie sporządzona w formie aktu notarialnego. Aby spotkanie u notariusza (Notar) przebiegło sprawnie i bez opóźnień, właściwe dokumenty muszą być kompletne. Od ponad 60 lat towarzyszymy właścicielkom i właścicielom w Düsseldorfie oraz Nadrenii Północnej-Westfalii przy sprzedaży i wiemy, jakich dokumentów notariusz naprawdę potrzebuje. Ten poradnik spokojnie i przejrzyście przeprowadza Państwa przez kompletną listę dokumentów, wyjaśnia przebieg czynności notarialnej i rolę notariusza oraz oddaje w Państwa ręce praktyczną listę kontrolną.
Dlaczego akt notarialny jest obowiązkowy
Przy sprzedaży nieruchomości nie da się ominąć notariusza (Notar). Ustawa wymaga formy aktu notarialnego dla każdej umowy, przez którą ktoś zobowiązuje się do przeniesienia lub nabycia własności gruntu (§ 311b ustęp 1 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB)). Umowa sprzedaży zawarta wyłącznie ustnie lub w zwykłej formie pisemnej jest co do zasady nieważna.
Właściwe przeniesienie własności następuje w dwóch krokach: tak zwane uzgodnienie przeniesienia własności (Auflassung), czyli porozumienie sprzedającego i kupującego co do zmiany właściciela, oraz następujący po nim wpis do księgi wieczystej (Grundbuch) (§§ 873, 925 BGB). Uzgodnienie przeniesienia własności musi zostać złożone przed notariuszem przy jednoczesnej obecności obu stron. Dopiero z chwilą wpisu do księgi wieczystej kupujący staje się prawnie nowym właścicielem.
Ta forma chroni obie strony: zapewnia, że tak daleko idąca decyzja jak sprzedaż nieruchomości zostaje udokumentowana w sposób bezpieczny prawnie i zbadana przez niezależny organ. Właśnie dlatego liczą się kompletne dokumenty.
Tożsamość i dane podatkowe stron
Zanim mowa będzie o samej nieruchomości, notariusz musi wiedzieć, kto jest stroną umowy. Dla wszystkich stron umowy potrzebne są następujące dane:
- Ważny dowód osobisty lub paszport kupującego i sprzedającego w celu ustalenia tożsamości.
- Numer identyfikacji podatkowej wszystkich uczestników. Notariusz jest zobowiązany zgłosić sprzedaż do urzędu skarbowego na potrzeby podatku od nabycia nieruchomości.
- Aktualny adres, data urodzenia oraz w razie potrzeby nazwisko rodowe każdej ze stron.
- W przypadku firm lub spółek: aktualny odpis z rejestru handlowego (Handelsregisterauszug) jako dowód umocowania do reprezentacji.
- Jeżeli ktoś nie może stawić się osobiście: poświadczone notarialnie pełnomocnictwo osoby reprezentowanej.
Jeżeli stawia się osoba zamężna, stan cywilny może mieć znaczenie dla formy własności. Niech te dane będą przygotowane, aby notariusz mógł prawidłowo sporządzić umowę.
Księga wieczysta, nieruchomość i urzędowe dokumenty położenia
Sercem każdej czynności notarialnej są dokumenty dotyczące samej nieruchomości. Wykazują one, do kogo należy obiekt i jak jest obciążony:
- Aktualny odpis z księgi wieczystej (Grundbuchauszug): wskazuje właściciela, hipoteki gruntowe, służebności oraz inne obciążenia. Z reguły notariusz uzyskuje go sam, aby był aktualny.
- Plan sytuacyjny i mapa ewidencyjna (wyciąg z ewidencji gruntów) z oznaczeniem działek.
- Rzuty kondygnacji, obliczenie powierzchni mieszkalnej i użytkowej oraz opis budynku, o ile są dostępne.
- W przypadku nieruchomości odziedziczonych: akt poświadczenia dziedziczenia (Erbschein) lub dowód spadkobrania, jeżeli sprzedający nie jest jeszcze wpisany jako właściciel.
- Przy sprzedaży prawa zabudowy: umowa o prawie zabudowy (Erbbaurechtsvertrag).
Dokumenty te zapewniają, że położenie, wielkość i stosunki własnościowe są opisane w sposób niebudzący wątpliwości.
Świadectwo energetyczne, obciążenia budowlane i zanieczyszczenia
Poza samymi kwestiami własności sprzedaż wymaga dalszych dowodów, które informują kupującego i notariusza o stanie oraz publicznoprawnych powiązaniach nieruchomości:
- Świadectwo energetyczne (Energieausweis): przy sprzedaży budynku mieszkalnego należy przedłożyć ważne świadectwo energetyczne. Informuje ono o stanie energetycznym i należy do dokumentów obowiązkowych w procesie sprzedaży.
- Informacja o obciążeniach budowlanych: wyciąg z rejestru obciążeń budowlanych (Baulastenverzeichnis) ukazuje zobowiązania publicznoprawne, takie jak obciążenia dotyczące odstępów, miejsc postojowych czy dojazdu.
- Zanieczyszczenia historyczne: informację o możliwych zanieczyszczeniach gruntu lub budynku można uzyskać, zwłaszcza w przypadku starszych lub wykorzystywanych komercyjnie działek.
- Istniejące pozwolenia na budowę, wyciągi z planu zagospodarowania i dowody modernizacji, o ile są istotne dla nieruchomości.
Takie dokumenty tworzą przejrzystość i zapobiegają późniejszym rozbieżnościom między stronami.
Istniejące hipoteki gruntowe, wykreślenie i spłata
Wiele nieruchomości jest nadal obciążonych hipoteką gruntową lub hipoteką, ponieważ trwa kredyt. Aby kupujący nabył obiekt wolny od obciążeń, obciążenia te muszą zostać uregulowane:
- Zestawienie istniejących hipotek gruntowych lub hipotek z podaniem banku finansującego, numeru kredytu i zadłużenia pozostałego do spłaty.
- Zezwolenie na wykreślenie (Löschungsbewilligung) banku, jeżeli wpisana hipoteka gruntowa ma zostać wykreślona po zapłacie ceny kupna.
- Dane dotyczące spłaty pozostałego kredytu, jeżeli kredyt jest spłacany z przychodu ze sprzedaży.
- Jeżeli kupujący finansuje zakup, potrzebne są dodatkowo dokumenty ustanowienia hipoteki gruntowej jego banku.
- Numer konta bankowego sprzedającego, na które ma wpłynąć cena kupna.
Notariusz starannie koordynuje tę część, aby stare obciążenia zostały wykreślone, a nowe zabezpieczenia prawidłowo wpisane. Niech Państwo wcześnie wyjaśnią z bankiem pozostałe zadłużenie, aby dokumenty wykreślenia były dostępne w odpowiednim czasie.
Mieszkanie własnościowe: dokumenty przy wspólnocie
Przy sprzedaży mieszkania własnościowego dochodzą dokumenty wspólnoty właścicieli lokali, ponieważ kupujący staje się częścią tej wspólnoty. Doświadczenie pokazuje, że notariusz i kupujący potrzebują:
- Deklaracja podziału (Teilungserklärung) z planem podziału: reguluje, które części stanowią własność odrębną, a które własność wspólną, oraz ustala udziały we współwłasności.
- Regulamin wspólnoty: określa prawa i obowiązki właścicieli względem siebie i często stanowi część deklaracji podziału (Teilungserklärung).
- Rozliczenia opłat eksploatacyjnych i plan gospodarczy oraz dane o wysokości miesięcznej opłaty eksploatacyjnej.
- Protokoły ostatnich zebrań właścicieli, zwykle z ostatnich trzech lat, z uchwałami dotyczącymi utrzymania, funduszy rezerwowych i większych przedsięwzięć.
- Stan funduszu remontowego oraz dane kontaktowe zarządcy nieruchomości.
Dokumenty te dają kupującemu pełny obraz sytuacji finansowej i budowlanej kompleksu mieszkaniowego.
Nieruchomości wynajęte i przebieg spotkania
Jeżeli dom lub mieszkanie jest wynajęte, stosunki najmu przechodzą wraz ze sprzedażą na kupującego. Zasada brzmi: sprzedaż nie narusza najmu (§ 566 BGB). Dlatego należy przygotować:
- Wszystkie istniejące umowy najmu wraz z aneksami.
- Aktualne rozliczenia kosztów dodatkowych i eksploatacyjnych oraz dane dotyczące kaucji.
- Zestawienie aktualnej wysokości czynszu i ewentualnych zaległości czynszowych.
Samo spotkanie w celu sporządzenia aktu przebiega według stałego porządku: notariusz najpierw ustala tożsamość uczestników, następnie odczytuje całą umowę sprzedaży wraz z uzgodnieniem przeniesienia własności (Auflassung) i objaśnia skutki prawne. Mogą Państwo zadawać pytania i żądać zmian. Następnie obie strony i notariusz składają podpisy. Po sporządzeniu aktu notariusz zarządza wpis roszczenia o przeniesienie własności, nadzoruje przesłanki wymagalności i po zapłacie ceny kupna wnioskuje o przepisanie własności w księdze wieczystej (Grundbuch). Gotowy projekt umowy sprzedaży otrzymują Państwo wcześniej do sprawdzenia.
