Kto chce zażądać odpisu z księgi wieczystej (Grundbuchauszug) dla innej osoby lub w jej imieniu rozporządzać nieruchomością, potrzebuje pełnomocnictwa (Vollmacht). Jednak nie każde pełnomocnictwo wystarcza do każdego celu. Do samego wglądu do księgi wieczystej często wystarcza zwykłe pełnomocnictwo pisemne; do wpisów i transakcji nieruchomościowych ustawa wymaga natomiast formy z poświadczeniem notarialnym (Beglaubigung) lub z aktu notarialnego. Jako dom maklerski przy Königsallee od ponad 60 lat towarzyszymy właścicielkom, właścicielom i spadkobiercom w Düsseldorfie i całej Nadrenii Północnej-Westfalii. W tym poradniku wyjaśniamy zrozumiale, kto w ogóle otrzymuje odpis z księgi wieczystej, jak skutecznie udzielić komuś pełnomocnictwa i kiedy wizyta u notariusza jest nieodzowna. To jest informacja ogólna i nie zastępuje porady prawnej.
Dwa przypadki czysto rozdzielone: uzyskać odpis albo działać w księdze wieczystej
Przy haśle pełnomocnictwo i księga wieczysta często mieszane są dwie zupełnie różne sprawy. Warto rozdzielić je jasno od samego początku, ponieważ wiążą się z nimi różne wymogi formalne.
- Uzyskać odpis z księgi wieczystej dla kogoś: tutaj osoba upoważniona ma jedynie dokonać wglądu lub zażądać odpisu. To czysto informacyjny proces. Z reguły wystarcza do tego zwykłe pełnomocnictwo pisemne.
- Rozporządzać nieruchomością w imieniu właściciela: tutaj osoba upoważniona ma składać oświadczenia wobec sądu wieczystoksięgowego, na przykład przeprowadzić sprzedaż, ustanowić dług gruntowy lub zezwolić na wpis. Do tego ustawa wymaga pełnomocnictwa z poświadczeniem notarialnym lub w formie aktu notarialnego.
To rozróżnienie przewija się przez cały poradnik. Prosta reguła praktyczna brzmi: jeśli chodzi tylko o informację, próg jest niski. Gdy ktoś ingeruje w stan prawny nieruchomości, wymogi są wysokie.
Kto otrzymuje odpis z księgi wieczystej: § 12 GBO i uzasadniony interes
Księga wieczysta jest rejestrem publicznym, ale nie ogólnodostępnym. Kto chce dokonać wglądu lub uzyskać odpis, musi wykazać uzasadniony interes (berechtigtes Interesse). Reguluje to § 12 ustawy o księgach wieczystych (GBO): wgląd jest dozwolony każdemu, kto wykaże uzasadniony interes. Sama ciekawość zatem nie wystarcza.
Uzasadniony interes jest z reguły uznawany w przypadku:
- właścicieli, którzy w każdej chwili mogą dokonać wglądu do własnej księgi wieczystej
- notariuszy w ramach ich czynności urzędowych, na przykład przy przygotowywaniu umowy kupna
- wierzycieli z uzasadnionym interesem zabezpieczenia lub egzekucji, na przykład z tytułem wykonawczym
- banków, które badają nieruchomość jako zabezpieczenie finansowania
- zainteresowanych kupnem, o ile istnieje konkretny, możliwy do udowodnienia interes kupna, na przykład potwierdzony zgodą lub pełnomocnictwem właściciela
Ważne do zrozumienia: pełnomocnictwo nie zastępuje uzasadnionego interesu. Reguluje ono jedynie, kto występuje za osobę uprawnioną. Kto uzyskuje odpis dla innej osoby, wywodzi uzasadniony interes od osoby, która go zleciła, czyli zwykle od właściciela.
Żądanie odpisu z księgi wieczystej na podstawie pełnomocnictwa: forma i treść
Jeśli ma Pan/Pani uzyskać odpis z księgi wieczystej dla innej osoby, pełnomocnictwo do tego jest co do zasady wolne od formy. Zgodnie z § 167 ust. 2 BGB pełnomocnictwo nie wymaga formy przewidzianej dla czynności prawnej, której dotyczy. Do samego wglądu lub odpisu z reguły wystarcza zatem zwykłe pełnomocnictwo pisemne.
Skuteczne pełnomocnictwo do tego celu powinno zawierać:
- Mocodawca: pełne imię i nazwisko, adres oraz datę urodzenia osoby udzielającej pełnomocnictwa
- Pełnomocnik: imię, nazwisko i adres osoby, która ma działać
- Przedmiot: upoważnienie do dokonania wglądu do księgi wieczystej i zażądania odpisu z księgi wieczystej
- Oznaczenie nieruchomości: okręg ksiąg wieczystych i numer karty albo dokładny adres nieruchomości
- Miejscowość, datę i podpis mocodawcy
W praktyce osoba upoważniona przedkłada sądowi wieczystoksięgowemu pełnomocnictwo, często wraz z kopią dokumentu tożsamości mocodawcy oraz własnym dowodem osobistym. To, czy urząd zaakceptuje zwykłe pełnomocnictwo pisemne, zależy od konkretnego przypadku i od tego, czy uzasadniony interes został spójnie wykazany. Forma notarialna nie jest konieczna do samego wglądu lub odpisu.
Kiedy pełnomocnictwo musi być notarialne: wpisy i § 29 GBO
Gdy tylko osoba upoważniona nie tylko zasięga informacji, lecz ingeruje w stan prawny nieruchomości, wymogi znacznie rosną. Do wpisów w księdze wieczystej obowiązuje § 29 GBO: zezwolenia na wpis i pozostałe wymagane oświadczenia należy wykazać sądowi wieczystoksięgowemu za pomocą dokumentów urzędowych lub urzędowo poświadczonych.
Pełnomocnictwo, na podstawie którego ktoś ma składać oświadczenia wobec sądu wieczystoksięgowego, musi zatem również spełniać tę formę. W praktyce oznacza to: pełnomocnictwo musi być notarialnie poświadczone (Beglaubigung) (poświadczenie podpisu) lub sporządzone w formie aktu notarialnego, aby sąd wieczystoksięgowy zaakceptował je jako dowód. Czysto prywatne pełnomocnictwo pisemne nie wystarcza do dokonania czynności wieczystoksięgowych.
O krok dalej idzie sama sprzedaż. Umowa kupna nieruchomości wymaga zgodnie z § 311b ust. 1 BGB formy aktu notarialnego. Samo przeniesienie własności, uzgodnienie przeniesienia własności (Auflassung), następuje zgodnie z § 925 BGB przy jednoczesnej obecności zbywcy i nabywcy przed notariuszem. Obaj mogą przy tym dać się zastąpić pełnomocnikom z odpowiednim pełnomocnictwem.
Szczególna zasada obowiązuje dla pełnomocnictw do zawarcia umowy kupna nieruchomości: chociaż pełnomocnictwa są co do zasady wolne od formy zgodnie z § 167 ust. 2 BGB, orzecznictwo wymaga w określonych przypadkach formy aktu notarialnego także dla samego pełnomocnictwa, na przykład gdy jest udzielone nieodwołalnie lub faktycznie wiąże mocodawcę. Tutaj wskazana jest porada adwokata lub notariusza w konkretnym przypadku.
Poświadczenie czy akt notarialny: rozstrzygająca różnica
W związku z księgą wieczystą występują dwie formy notarialne, które często są mylone, ale spełniają bardzo różne zadania.
- Poświadczenie notarialne (Beglaubigung) (poświadczenie podpisu): notariusz potwierdza wyłącznie, że podpis pochodzi od wskazanej osoby. Treści oświadczenia przy tym nie bada ani za nią nie odpowiada. Wynikiem jest dokument urzędowo poświadczony, który spełnia dowód wg § 29 GBO, o ile w wymaganej formie wykazać należy tylko samo oświadczenie.
- Akt notarialny: notariusz sporządza w formie aktu całą treść oświadczenia. Odczytuje, poucza i protokołuje wolę uczestników. Jest to konieczne, gdy ustawa przewiduje formę aktu dla samej czynności prawnej, na przykład przy umowie kupna nieruchomości.
Dla księgi wieczystej oznacza to: dla zezwoleń i wniosków oraz wykorzystywanych do nich pełnomocnictw często wystarcza poświadczenie urzędowe. Dla umowy kupna i uzgodnienia przeniesienia własności konieczny jest natomiast pełny akt notarialny. Jakiej formy wymaga Pana/Pani konkretne przedsięwzięcie, w razie wątpliwości wyjaśnia powołany notariusz.
Pełnomocnictwo opiekuńcze, ogólne i szczególne w kontekście nieruchomości
W obszarze nieruchomości spotka się Pan/Pani z pełnomocnictwami w różnych postaciach. Dla praktyki wieczystoksięgowej rozstrzygające jest przede wszystkim to, czy obejmują one transakcje nieruchomościowe wyraźnie i we właściwej formie.
- Pełnomocnictwo szczególne: jest ograniczone do określonej czynności, na przykład wglądu do księgi wieczystej lub sprzedaży konkretnej nieruchomości. Tworzy jasność co do dokładnego zakresu.
- Pełnomocnictwo ogólne: upoważnia szeroko do reprezentacji w sprawach majątkowych. Aby notariusz i sąd wieczystoksięgowy nie mieli wątpliwości co do zakresu, powinno ono wyraźnie wymieniać transakcje nieruchomościowe, czyli nabycie, zbycie, obciążenie prawami zastawniczymi na nieruchomości, jak również oświadczenia i wnioski wobec sądu wieczystoksięgowego.
- Pełnomocnictwo opiekuńcze: działa na wypadek, gdyby mocodawca nie mógł już sam załatwiać swoich spraw. Jeśli pełnomocnik ma móc również sprzedawać nieruchomości lub doprowadzać do wpisów w księdze wieczystej, pełnomocnictwo opiekuńcze musi wyraźnie wymieniać te uprawnienia i zgodnie z § 29 GBO być sporządzone w formie aktu notarialnego lub przynajmniej urzędowo poświadczone. Czysto prywatne pełnomocnictwo opiekuńcze pisemne nie wystarcza do dokonania czynności wieczystoksięgowych.
W odpowiednich przypadkach dodatkowo sensowne może być zwolnienie z ograniczeń § 181 BGB, na przykład gdy pełnomocnik ma zawrzeć czynność z samym sobą. O takich szczegółach doradza notariusz.
Tak przebiega to w sądzie wieczystoksięgowym i jak Pana/Panią wspieramy
Praktyczny przebieg uzyskania odpisu z księgi wieczystej na podstawie pełnomocnictwa podlega jasnemu schematowi. Właściwy jest sąd wieczystoksięgowy przy sądzie rejonowym (Amtsgericht), w którego okręgu leży nieruchomość.
- Złożyć wniosek o wgląd lub odpis zgodnie z § 12 GBO, z podaniem okręgu ksiąg wieczystych i numeru karty albo dokładnego oznaczenia nieruchomości.
- Wykazać uzasadniony interes, który przy działaniu za inną osobę wywodzi się od osoby reprezentowanej, zwykle właściciela.
- Przedłożyć pełnomocnictwo, do samego wglądu w formie pisemnej, do wpisów w formie z poświadczeniem notarialnym lub aktu notarialnego.
- Przedłożyć dokumenty tożsamości: własny dowód osobisty i często kopię dokumentu tożsamości mocodawcy.
Właśnie przy sprzedaży lub w przypadku spadku okazuje się, o ile sprawniej przebiega przedsięwzięcie, gdy dokumenty i uprawnienia są wcześnie wyjaśnione. Gdy towarzyszymy rodzinom właścicieli lub spadkobiercom przy sprzedaży, wspieramy Pana/Panią w przygotowaniu dokumentacji sprzedażowej i wspólnie omawiamy, jakie dokumenty i jaka forma pełnomocnictwa są w Pana/Pani przypadku sensowne. Samo poświadczenie notarialne lub sporządzenie aktu wykonuje notariusz. W ten sposób Pana/Pani przedsięwzięcie od początku opiera się na uporządkowanym fundamencie.
