To, które koszty eksploatacyjne wynajmujący rzeczywiście może przenieść na najemcę, jest jasno uregulowane w przepisach – a mimo to rozliczenie kosztów dodatkowych należy do najczęstszych punktów spornych w najmie. Decydujące są katalog rozporządzenia o kosztach eksploatacyjnych (BetrKV) oraz wymogi § 556 BGB. Niniejszy poradnik wyjaśnia, co jest rozliczalne, a co nie, jak działa klucz podziału, jakie obowiązują terminy i o co najczęściej toczą się spory. Dla właścicielek i właścicieli w Düsseldorfie i w całej Nadrenii Północnej-Westfalii, którzy chcą rozliczać prawidłowo i zgodnie z prawem – jako informacja ogólna, a nie indywidualna porada prawna.
Czym są koszty rozliczalne?
W prawie najmu pojęcie „kosztów dodatkowych" (Nebenkosten) jest potoczne; prawniczo poprawnym terminem są koszty eksploatacyjne (Betriebskosten). Zgodnie z § 556 ust. 1 BGB i § 1 BetrKV są to bieżące koszty, które właściciel ponosi z tytułu własności nieruchomości lub z tytułu zgodnego z przeznaczeniem korzystania z budynku, jego instalacji i urządzeń.
Decydujące jest słowo „bieżące": rozliczalne są tylko regularnie powtarzające się koszty – na przykład za wodę, ogrzewanie, wywóz odpadów czy ubezpieczenie. Wydatki jednorazowe, takie jak naprawa dachu lub wymiana uszkodzonego ogrzewania, nie wchodzą w grę.
Rozróżnia się ciepłe koszty eksploatacyjne (ogrzewanie i ciepła woda, które zgodnie z rozporządzeniem o kosztach ogrzewania należy rozliczać w przeważającej mierze według zużycia) oraz zimne koszty eksploatacyjne (wszystkie pozostałe pozycje, jak podatek od nieruchomości, woda, odpady, sprzątanie budynku czy ubezpieczenie). Obie grupy są rozliczalne tylko wtedy, gdy ich przeniesienie zostało skutecznie uzgodnione w umowie najmu.
Katalog kosztów eksploatacyjnych § 2 BetrKV w skrócie
To, które rodzaje kosztów w ogóle mogą zostać przeniesione, reguluje zamknięty katalog § 2 BetrKV. Obejmuje on 17 pozycji:
- Nr. 1 – Bieżące obciążenia publiczne: w szczególności podatek od nieruchomości (Grundsteuer).
- Nr. 2 – Zaopatrzenie w wodę: zużycie wody, opłaty podstawowe, najem licznika i legalizacja.
- Nr. 3 – Odprowadzanie ścieków: opłaty za ścieki i wody opadowe, korzystanie z kanalizacji.
- Nr. 4 – Ogrzewanie: eksploatacja centralnej instalacji grzewczej, paliwa, konserwacja, przegląd kominiarski.
- Nr. 5 – Ciepła woda: eksploatacja centralnego zaopatrzenia w ciepłą wodę.
- Nr. 6 – Połączone instalacje ogrzewania i ciepłej wody.
- Nr. 7 – Winda: prąd zasilający, konserwacja, przegląd, sprzątanie.
- Nr. 8 – Sprzątanie ulic i usuwanie odpadów.
- Nr. 9 – Sprzątanie budynku i zwalczanie szkodników.
- Nr. 10 – Pielęgnacja ogrodu.
- Nr. 11 – Oświetlenie powierzchni użytkowanych wspólnie.
- Nr. 12 – Czyszczenie kominów.
- Nr. 13 – Ubezpieczenie rzeczowe i od odpowiedzialności cywilnej (budynek, szyby, OC, szkody żywiołowe).
- Nr. 14 – Dozorca (Hauswart), jednak bez części administracyjnych i konserwacyjnych.
- Nr. 15 – Antena zbiorcza lub instalacja szerokopasmowa/światłowodowa.
- Nr. 16 – Urządzenia do prania.
- Nr. 17 – Pozostałe koszty eksploatacyjne.
Katalog jest zamknięty: czego tu nie wymieniono, co do zasady nie może zostać przeniesione poprzez Nr. 1 do 16. Od 1 lipca 2024 r. obowiązuje szczególna zasada dla opłat za telewizję kablową przez anteny zbiorcze – dawny „przywilej kosztów dodatkowych" wygasł, w związku z czym bieżących opłat programowych nie można już przenosić ryczałtowo.
Pozostałe koszty eksploatacyjne (Nr. 17) – tylko przy konkretnym wskazaniu
Pozycja Nr. 17 BetrKV – „pozostałe koszty eksploatacyjne" – jest jedyną otwartą pozycją zbiorczą. Obejmuje koszty w rozumieniu § 1 BetrKV, które nie są ujęte w numerach 1 do 16. Typowe przykłady to konserwacja czujników dymu, przegląd instalacji elektrycznych, czyszczenie rynien lub koszty służby ochrony.
Ważne: ta pozycja nie jest blankietem in blanco. Aby „pozostałe koszty eksploatacyjne" mogły zostać skutecznie przeniesione, muszą być indywidualnie i konkretnie wskazane w umowie najmu. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem ogólnikowa klauzula w rodzaju „i pozostałe koszty eksploatacyjne" nie wystarcza, aby później rozliczać dowolne nowe pozycje. Również tu obowiązuje: koszty muszą być bieżące i nie mogą mieć charakteru administracyjnego ani konserwacyjnego.
Czego nie można przenieść: administracja, utrzymanie i naprawy
Równie ważne jak katalog jest rozgraniczenie w § 1 ust. 2 BetrKV. Zgodnie z nim dwa duże bloki kosztów wyraźnie nie są kosztami eksploatacyjnymi i tym samym nie są rozliczalne:
- Koszty administracji: koszty zarządu nieruchomością, księgowości, windykacji czynszu, dochodzenia roszczeń, zebrań właścicieli, opłat pocztowych, a także opłaty za prowadzenie konta i opłaty bankowe. Koszty te wynajmujący musi pokryć z czynszu netto.
- Utrzymanie i naprawy: wszystkie koszty służące zachowaniu prawidłowego stanu lub usunięciu wad – czyli naprawy, odnowienia i wymiana zużytych części.
Zasada praktyczna brzmi: konserwacja tak, naprawa nie. Regularna konserwacja ogrzewania lub windy jest rozliczalna; naprawa lub wymiana instalacji nie. W przypadku dozorcy można uwzględnić tylko część przypadającą na czynności rozliczalne – czas poświęcony na administrację lub drobne naprawy musi zostać wyłączony. Również rezerwy remontowe wspólnoty właścicieli (WEG) nie należą do rozliczenia najemcy.
Warunek: przeniesienie musi być uzgodnione w umowie najmu
Rozpowszechnionym błędem jest przekonanie, że koszty eksploatacyjne obciążają najemcę „automatycznie". Prawdą jest coś przeciwnego: bez wyraźnego uzgodnienia w umowie najmu najemca jest winien jedynie czynsz, a wszystkie koszty eksploatacyjne uważa się za pokryte czynszem. Dopiero umowne uzgodnienie przeniesienia zgodnie z § 556 ust. 1 BGB przenosi koszty eksploatacyjne na najemcę.
W praktyce dla pozycji bieżących często wystarcza odesłanie do „kosztów eksploatacyjnych zgodnie z § 2 BetrKV" lub do załącznika do rozporządzenia o kosztach eksploatacyjnych; zgodnie z orzecznictwem uznaje się to za wystarczająco określone. Dla „pozostałych kosztów eksploatacyjnych" (Nr. 17) wymagane jest natomiast konkretne wyszczególnienie pojedynczych pozycji.
Zgodnie z § 556 ust. 2 BGB koszty mogą zostać uzgodnione jako zaliczka (z rocznym rozliczeniem) lub jako ryczałt (bez rozliczenia). W Nadrenii Północnej-Westfalii – z miejscami wysokimi opłatami komunalnymi, na przykład za podatek od nieruchomości i ścieki – zaliczka z rocznym rozliczeniem końcowym jest praktyczną regułą, ponieważ odwzorowuje rzeczywiste zużycie i zmiany opłat.
Klucz podziału i nakaz gospodarności
Koszty rozliczalne muszą zostać podzielone na strony najmu według zrozumiałego klucza podziału (miernika podziału). Jeśli w umowie najmu nic nie uregulowano, zgodnie z § 556a ust. 1 BGB obowiązuje ustawowy miernik zastępczy: podział według powierzchni mieszkalnej. Umownie można uzgodnić również inne mierniki, na przykład według liczby osób, według lokali mieszkalnych lub według zarejestrowanego zużycia.
Dla ogrzewania i ciepłej wody podział jest częściowo obowiązkowo nakazany według zużycia przez rozporządzenie o kosztach ogrzewania (HeizkostenV) (z reguły od 50 do 70 procent według zużycia). Raz uzgodniony klucz jest wiążący; wynajmujący nie może go jednostronnie dowolnie zmieniać.
Ponad wszystkim stoi nakaz gospodarności z § 556 ust. 3 zdanie 1 BGB: przy doborze usługodawców i umów wynajmujący musi działać w sposób ekonomicznie rozsądny. Obiektywnie zawyżone lub zbędne koszty – na przykład wyraźnie zbyt drogą umowę o sprzątanie lub o dozorcę bez merytorycznego powodu – najemca może zakwestionować i pomniejszyć.
Terminy z § 556 BGB i częste punkty sporne
Przy rozliczeniu obowiązują dwa centralne terminy z § 556 ust. 3 BGB:
- Termin rozliczenia (12 miesięcy): wynajmujący musi doręczyć rozliczenie najpóźniej do upływu dwunastego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przy okresie od 01.01. do 31.12.2025 rozliczenie musi zatem być dostępne do 31.12.2026. Jeśli wynajmujący uchybi temu terminowi, nie może już żądać dopłaty (§ 556 ust. 3 zdanie 3 BGB) – nadpłata najemcy pozostaje jednak w mocy.
- Termin zgłoszenia zastrzeżeń (12 miesięcy): najemca musi zgłosić zastrzeżenia do rozliczenia najpóźniej do upływu dwunastego miesiąca po jego otrzymaniu (§ 556 ust. 3 zdanie 5 BGB). Po tym czasie zastrzeżenia są co do zasady wykluczone.
Do najczęstszych punktów spornych należą: wliczanie nierozliczalnych kosztów administracji lub napraw, brakujące lub błędne klucze podziału, nieodliczone udziały napraw w kosztach dozorcy i konserwacji, niejasne „pozostałe koszty eksploatacyjne", spóźnione rozliczenia, a także odmowa wglądu do dokumentów. Najemczynie i najemcy mają prawo wglądu do dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia. W razie wątpliwości najemcy mogą zwrócić się do własnego stowarzyszenia najemców lub prawnika.
