Una vez al año llega su momento: la liquidación de gastos comunes. Para muchos propietarios es una de las obligaciones más delicadas del arrendamiento, ya que los defectos de forma y los plazos incumplidos pueden costar dinero contante. Quien conoce las reglas liquida con tranquilidad y seguridad jurídica. Esta guía ordena los puntos más importantes para que usted sepa qué es lo que cuenta antes de que la liquidación salga del edificio.
¿Qué es la liquidación de gastos comunes y en qué se basa?
En el derecho de arrendamiento se habla, en rigor, de la liquidación de gastos de explotación (Betriebskostenabrechnung). El término gastos comunes se ha impuesto en el lenguaje coloquial, pero designa lo mismo: la liquidación anual de los costes corrientes que un inquilino soporta además de la renta básica.
El fundamento jurídico es el artículo 556 del Código Civil alemán (§ 556 BGB). Conforme a él, usted, como arrendador, puede pactar que el inquilino soporte los gastos de explotación. Importante: esta repercusión debe estar regulada expresamente en el contrato de arrendamiento. Sin tal pacto, todos los gastos de explotación quedan ya cubiertos con la renta básica y no pueden reclamarse con posterioridad.
Qué se considera, en general, gasto de explotación lo define la Ordenanza de Gastos de Explotación (Betriebskostenverordnung, BetrKV), el reglamento federal alemán que enumera los costes de explotación repercutibles. Su artículo 2 contiene un catálogo cerrado de las partidas repercutibles. Solo lo que allí se menciona, o lo que se haya pactado concretamente en el contrato como otros gastos de explotación, puede incluirse en la liquidación.
¿Qué costes son repercutibles y cuáles no?
La distinción entre costes repercutibles y no repercutibles es el motivo de discusión más frecuente. Una separación limpia le protege frente a objeciones.
Son repercutibles conforme al artículo 2 BetrKV, entre otros:
- Las cargas públicas corrientes, en particular el impuesto sobre bienes inmuebles (Grundsteuer)
- Los costes del suministro de agua y del saneamiento
- La calefacción y el agua caliente
- El funcionamiento del ascensor
- La limpieza viaria y la recogida de basuras
- La limpieza del edificio, el cuidado del jardín y el alumbrado de las zonas comunes
- El deshollinado de chimeneas y los seguros de daños y de responsabilidad civil del edificio
- Los costes del conserje, en la medida en que se trate de tareas corrientes
No son repercutibles, en cambio, los costes que pertenecen al riesgo empresarial del propietario. Entre ellos cuentan, sobre todo:
- Los costes de administración, por ejemplo de la gestión inmobiliaria, la llevanza de cuentas o el franqueo
- El mantenimiento y la conservación, es decir, reparaciones del tejado, de la calefacción o la sustitución de ventanas
- Los costes de financiación, como los intereses de préstamos, así como las amortizaciones
- Los costes por desocupación, que usted, como propietario, soporta por sí mismo
La frontera es a menudo sutil: el mantenimiento corriente de una instalación es repercutible, mientras que su reparación no lo es. Quien separa con limpieza aquí evita la mayoría de las reclamaciones fundadas.
¿Cuál es el criterio de reparto correcto?
Los costes totales deben repartirse entre las distintas partes arrendatarias según un baremo comprensible. En la práctica son habituales varios criterios:
- La superficie habitable en metros cuadrados, el estándar para la mayoría de los costes independientes del consumo
- El consumo, por ejemplo en agua o calefacción, cuando existen contadores
- El número de personas, ocasionalmente para basuras o agua
- Las unidades de vivienda, menos frecuente y solo razonable con viviendas comparables
Si en el contrato de arrendamiento se ha pactado un criterio, este rige con preferencia. A falta de pacto, se aplica la regla legal supletoria del artículo 556a del Código Civil alemán (§ 556a BGB): en tal caso, se reparte según la cuota de superficie habitable. Para los costes dependientes del consumo debe elegirse un baremo que tenga en cuenta el consumo real.
Una particularidad rige para la calefacción y el agua caliente. La Ordenanza de Costes de Calefacción (Heizkostenverordnung), el reglamento federal alemán sobre la liquidación de los costes de calefacción y agua caliente, prescribe de forma imperativa una liquidación mayoritariamente basada en el consumo: entre el 50 y el 70 por ciento de los costes debe repartirse según el consumo medido y el resto, como costes básicos, según la superficie. Una liquidación de costes de calefacción puramente basada en la superficie es, salvo escasas excepciones, inadmisible.
El plazo de liquidación: los 12 meses que cuentan
Sobre los pagos anticipados debe liquidarse anualmente. El período de liquidación puede abarcar como máximo doce meses; lo habitual es el año natural.
Lo determinante es el plazo para la recepción por el inquilino: conforme al artículo 556, apartado 3, del BGB, la liquidación debe llegar al inquilino a más tardar al vencimiento del duodécimo mes posterior al fin del período de liquidación. Un ejemplo: para el ejercicio de liquidación 2025, que finaliza el 31 de diciembre de 2025, la liquidación debe obrar en poder del inquilino antes del 31 de diciembre de 2026.
Si incumple este plazo, ello tiene una consecuencia sensible: queda excluido de toda reclamación complementaria, siempre que el retraso le sea imputable. Un eventual saldo a favor del inquilino, en cambio, debe reembolsarlo incluso en caso de liquidación tardía. El plazo opera, por tanto, unilateralmente en su contra, razón por la cual figura entre las fechas más importantes del año del arrendador.
Lo que debe contener una liquidación correcta
Una liquidación solo es formalmente eficaz si resulta comprensible para el inquilino sin necesidad de más explicaciones. La jurisprudencia exige, en esencia, los siguientes datos mínimos:
- La designación del objeto arrendado y de las partes del contrato, así como el período de liquidación claramente indicado
- Una relación de los costes totales por tipo de coste, es decir, los costes de la unidad económica completa y no solo su propia cuota
- La indicación y explicación del criterio de reparto para cada partida
- El cálculo comprensible de la cuota del inquilino, es decir, el procedimiento de cálculo desde el importe total hasta la cuota concreta
- La deducción de los pagos anticipados efectivamente realizados
- El saldo consignado, es decir, el pago complementario o el saldo a favor
Si falta uno de estos datos, la liquidación puede ser formalmente ineficaz, con la consecuencia de que una reclamación complementaria resulta inexigible. El esmero en la forma compensa, por tanto, al menos tanto como la exactitud en las cifras.
Los derechos del inquilino: objeción y consulta de justificantes
Igual que para usted rige un plazo, también rige uno para el inquilino: debe hacer valer las objeciones contra la liquidación a más tardar al vencimiento del duodécimo mes posterior a su recepción (artículo 556, apartado 3, del BGB). Después, las objeciones quedan, en principio, excluidas, salvo que el inquilino no sea responsable del retraso.
Hasta entonces, el inquilino puede consultar los justificantes, es decir, las facturas, contratos y liquidaciones de tasas en que se basa la liquidación. Este derecho de consulta es parte reconocida de la relación de liquidación. Si usted deniega la consulta, el inquilino puede retener el pago y, en determinadas circunstancias, su plazo de objeción no comienza a correr.
Para usted, como propietario, esto significa sobre todo: conserve todos los justificantes ordenadamente y téngalos preparados para una posible consulta. Una liquidación bien documentada es la mejor prevención frente a controversias prolongadas.
Cómo le acompaña Richter en el arrendamiento
La liquidación de gastos comunes forma parte de una relación de arrendamiento bien gestionada, y una relación de arrendamiento bien gestionada empieza con el arrendamiento adecuado. Justo aquí intervenimos nosotros. Como casa de intermediación inmobiliaria con más de sesenta años de historia y una red crecida a lo largo de décadas, con más de 20.000 contactos en Düsseldorf y en toda Renania del Norte-Westfalia (NRW), acompañamos a los propietarios en el arrendamiento de su inmueble.
Ello comprende la búsqueda del inquilino adecuado, la cuidadosa comprobación de solvencia y una configuración meditada del contrato, en la que, por ejemplo, la repercusión de los gastos de explotación se pacta limpiamente desde el principio. Si lo desea, trabajamos con discreción en el ámbito off-market, y estamos abiertos en todo momento a colaborar con otros agentes.
Las cuestiones jurídicas de detalle sobre una liquidación concreta las aclarará usted mejor con su propio asesor jurídico o con su asociación de inquilinos. Nosotros nos ocupamos de que las bases sean correctas ya desde el arrendamiento.
