Redaktionsstand: · Richter Immobilien-Transaktionen
Eine gefundene Käuferin und ein unterschriebener Kaufvertrag reichen bei manchen Eigentumswohnungen noch nicht für den Vollzug. Prüfen Sie früh, ob eine Verwalterzustimmung erforderlich ist und ob die Bestellung des Verwalters richtig nachgewiesen werden kann. So lassen sich Zahlung, Umzug und Übergabe verlässlich aufeinander abstimmen.
Sie planen einen Verkauf in Düsseldorf oder NRW? Verkauf besprechen
Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Wohnung überhaupt betroffen ist
Eine Hausverwaltung muss nicht automatisch jedem Wohnungsverkauf zustimmen. Nach § 12 WEG kann eine entsprechende Veräußerungsbeschränkung vereinbart werden. Ob sie für Ihre Eigentumswohnung gilt, ergibt sich aus dem Grundbuch und den maßgeblichen Vereinbarungen, insbesondere der Teilungserklärung beziehungsweise Gemeinschaftsordnung einschließlich ihrer Änderungen. Für eine Wohnung in Düsseldorf gelten hier dieselben bundesrechtlichen Ausgangspunkte wie im übrigen Nordrhein-Westfalen. Eine besondere kommunale Verkaufserlaubnis ist diese Zustimmung nicht.
Lassen Sie dem Notariat deshalb einen aktuellen Grundbuchstand und die vollständigen Gemeinschaftsunterlagen zukommen. Eine einzelne herauskopierte Seite kann eine spätere Änderung oder Ausnahme übersehen. Prüfen lassen sollten Sie drei konkrete Fragen: Ist eine Zustimmung vorgesehen? Wer ist dafür zuständig? Erfasst die Regelung genau die geplante Übertragung? Die Formulierung kann den Verwalter, andere Wohnungseigentümer oder einen Dritten nennen. Diese Fälle dürfen organisatorisch nicht einfach gleichgesetzt werden.
Ausnahmen, etwa für bestimmte Übertragungen innerhalb einer Familie, hängen vom konkreten Wortlaut ab. Ein Verkauf an das eigene Kind ist nicht allein wegen der Verwandtschaft automatisch zustimmungsfrei. Umgekehrt müssen Sie keine Zustimmung beschaffen, wenn sie nach Prüfung tatsächlich nicht erforderlich ist. Ein entsprechendes Ergebnis gehört früh in die Verkaufsakte, damit niemand später einem überflüssigen Dokument hinterherläuft.
Besteht die Zustimmungspflicht, sind Verkauf und Verpflichtungsvertrag nach § 12 Absatz 3 WEG solange unwirksam, wie die erforderliche Zustimmung fehlt. Das wird als schwebende Unwirksamkeit bezeichnet. Ein Kaufvertrag kann also bereits beurkundet werden, während die Zustimmung noch eingeholt wird; er ist dadurch aber noch nicht vollständig abgesichert. Ordnen Sie diesen Schritt in den gesamten Ablauf beim Wohnungsverkauf ein, bevor Sie feste Zahlungs- oder Auszugstermine zusagen.
Stellen Sie eine gezielte Anfrage mit den richtigen Angaben zusammen
Klären Sie mit dem Notariat, wer die Zustimmung anfordert und wohin die fertige Erklärung gehen soll. Häufig übernimmt das Notariat die Anforderung im Zuge des Vertragsvollzugs. Sie können vorher die zuständige Verwaltung, deren vollständige Firmenbezeichnung und eine konkrete Ansprechperson benennen. Der Hausmeister, ein Mietverwalter für Ihre einzelne Wohnung und der bestellte Verwalter der Eigentümergemeinschaft sind nicht zwangsläufig dieselbe Person oder Stelle.
Zur eindeutigen Zuordnung werden Angaben zur Wohnung, zum Verkäufer und zur vorgesehenen Käuferseite benötigt. Halten Sie Objektanschrift, Wohnungsnummer, gegebenenfalls gesonderte Stellplatzeinheit sowie die vom Notariat verwendete Urkundenreferenz bereit. Käuferdaten müssen mit dem tatsächlichen Erwerb übereinstimmen. Kaufen zwei Personen gemeinsam oder erwirbt eine Gesellschaft, darf die Anfrage nicht nur eine beiläufig genannte Kontaktperson ausweisen.
Eine vollständige Kaufvertragskopie ist nicht pauschal gesetzliche Voraussetzung jeder Zustimmung. Der Bundesgerichtshof hat in V ZR 300/18, insbesondere Randnummern 20 bis 24 den Informationsbedarf auf objektiv entscheidungserhebliche Angaben begrenzt und die allgemeine Forderung nach dem Erwerbsvertrag zurückgewiesen. Abweichende Vereinbarungen und besondere Umstände müssen allerdings gesondert geprüft werden. Lassen Sie das Notariat klären, welche Angaben oder Auszüge erforderlich sind.
Versenden Sie deshalb nicht vorsorglich ganze Finanzierungsakten, Ausweiskopien und private Nebenabreden an einen großen Verteiler. Wird ein zusätzlicher Nachweis verlangt, fragen Sie nach dem konkreten Prüfzweck. Eine Bestätigung zur Kaufpreisfinanzierung kann für Ihre Käuferauswahl wichtig sein; sie ersetzt weder die Zustimmung noch macht sie jede weitergehende Datensammlung durch die Verwaltung notwendig. Dokumentieren Sie, wann die abgestimmten Informationen eingegangen sind und welche Rückfrage noch offen ist.
Trennen Sie Zustimmungserklärung und Verwalternachweis
Beim Vollzug werden zwei unterschiedliche Dinge geprüft. Die Zustimmungserklärung betrifft den konkreten Verkauf. Der Verwalternachweis belegt, dass die handelnde Person oder Gesellschaft tatsächlich wirksam zum Verwalter bestellt ist. Ein freundliches Schreiben mit Firmenlogo beantwortet die zweite Frage nicht. Ebenso ersetzt ein gültiger Bestellungsnachweis nicht die Zustimmung zu Ihrem einzelnen Geschäft.
Für das Grundbuchverfahren gelten die Nachweisanforderungen des § 29 GBO. Eine einfache E-Mail, ein eingescannter Brief oder eine nicht beglaubigte Unterschrift reichen als solche nicht für den erforderlichen grundbuchmäßigen Nachweis. In der Praxis wird die Unterschrift unter der Zustimmung öffentlich, regelmäßig notariell, beglaubigt. Ob die Erklärung materiell wirksam ist und ob sie in der für das Grundbuch erforderlichen Form nachgewiesen ist, sind dabei getrennte Fragen.
Nach § 26 Absatz 4 WEG genügt als entsprechender Bestellungsnachweis eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der gesetzlich bezeichneten Personen. § 24 Absatz 6 WEG nennt den Versammlungsvorsitzenden, einen Wohnungseigentümer und bei bestelltem Verwaltungsbeirat dessen Vorsitzenden oder Vertreter. Wer im konkreten Fall in welcher Funktion unterschreibt, sollte das Notariat prüfen. Die pauschale Forderung nach stets drei verschiedenen Personen kann ebenso falsch sein wie die Annahme, eine einzige beliebige Unterschrift genüge.
Prüfen Sie auch den Bestellungszeitraum. Ein Verwaltervertrag ist nicht dasselbe wie der Bestellungsbeschluss. Alte Protokolle können eine inzwischen abgelaufene Bestellung enthalten. Bei einer Verwaltungsgesellschaft muss zudem die Vertretungsberechtigung der unterschreibenden Person passen. Lassen Sie vorhandene Nachweise zuerst prüfen, bevor Sie unnötig neue Beglaubigungen beauftragen. Ist der erforderliche Nachweis bereits geeignet verfügbar, kann das die Abwicklung erleichtern; eine unbeglaubigte Kopie wird dadurch jedoch nicht automatisch ausreichend.
Planen Sie vom Zahlungseingang rückwärts
Beginnen Sie mit der Unterlagenprüfung, sobald der Verkauf konkret wird. In dieser Phase lässt sich noch ohne Druck klären, ob der Verwalternachweis vollständig ist, ob ein Wechsel bevorsteht und wer die Zustimmung bearbeitet. Erst nach der Käuferauswahl kann die Erklärung zuverlässig auf die tatsächlich geplante Transaktion zugeschnitten werden. Eine allgemeine Verkaufsankündigung ersetzt diesen Schritt nicht.
Ein sinnvoller Ablauf besteht aus wenigen klaren Übergaben: Sie liefern die vorhandenen Gemeinschaftsunterlagen; das Notariat prüft die Zustimmungspflicht und bereitet den Vollzug vor; die zuständige Stelle erhält die erforderlichen Angaben; Zustimmung und Bestellungsnachweis gehen in geeigneter Form an das Notariat. Anschließend wird geprüft, ob auch die übrigen vertraglichen Voraussetzungen für die Kaufpreiszahlung vorliegen. Dazu können beispielsweise die Absicherung der Käuferseite und die Lastenfreistellung gehören.
§ 12 WEG legt keine allgemeine Frist von zwei oder vier Wochen fest. Bloßes Schweigen ersetzt keine Zustimmung. Solche Zeitangaben sind daher keine verlässliche Zusage für Ihren Einzelfall. Vereinbaren Sie stattdessen einen konkreten Rückmeldetermin und fragen Sie gezielt nach: Fehlt die Entscheidung, der Beglaubigungstermin, der Bestellungsnachweis oder nur der Eingang beim Notariat? Erst diese Unterscheidung zeigt, wer den nächsten Schritt tatsächlich beeinflussen kann.
Beispiel: Eine Wohnung in Düsseldorf soll für 320.000 Euro verkauft werden. Die Käuferseite möchte kurz nach der Beurkundung einziehen. Die Verwaltung hat bereits grundsätzlich zugestimmt, aber die passende Nachweisurkunde fehlt noch. Damit ist die Planung nicht allein durch die positive Nachricht gesichert. Richten Sie Kaufpreisfälligkeit und Schlüsselübergabe nach dem notariellen Vertrag aus. Wer mit dem Erlös eine andere Immobilie bezahlen möchte, sollte die verfügbare Liquidität und mögliche Terminverschiebungen zusätzlich mit der eigenen Bank klären.
Reagieren Sie auf Verzögerung und Ablehnung unterschiedlich
Eine fehlende Antwort kann auf unvollständigen Unterlagen beruhen. Eine ausdrückliche Ablehnung ist dagegen eine Entscheidung, deren Gründe geprüft werden müssen. Sammeln Sie zunächst Anfrage, Eingangsbestätigung, Nachforderungen und Antworten. Eine sachliche Chronologie hilft dem Notariat und gegebenenfalls einer im Wohnungseigentumsrecht tätigen Rechtsanwältin wesentlich mehr als die allgemeine Aussage, die Verwaltung blockiere den Verkauf.
Die Zustimmung darf nach § 12 Absatz 2 WEG nur aus wichtigem Grund verweigert werden. Im Mittelpunkt stehen belastbare Umstände zur vorgesehenen Käuferseite und ihre Bedeutung für die Gemeinschaft. Nach der genannten BGH-Entscheidung V ZR 300/18 können beispielsweise begründete wirtschaftliche Bedenken hinsichtlich gemeinschaftlicher Lasten oder konkret zu erwartende erhebliche Pflichtverletzungen relevant sein. Das ist kein freies Auswahlrecht für den persönlich sympathischsten Nachbarn. Bloße Vermutungen ersetzen keine nachvollziehbaren Tatsachen.
Verlangen Sie bei einer Ablehnung eine klare Begründung und lassen Sie prüfen, ob fehlende entscheidungserhebliche Angaben nachgereicht werden können. Eine Meinungsverschiedenheit über Ihre bisherigen Abrechnungen sollte nicht ungeprüft mit der Zuverlässigkeit des Käufers vermischt werden. Ihre eigenen Zahlungspflichten bleiben gesondert zu klären. Zahlen Sie keine unklare Forderung allein deshalb, weil sie mit einer schnellen Zustimmung verknüpft wird, ohne deren Grundlage prüfen zu lassen.
Wenn eine Durchsetzung nötig wird, ist der richtige Anspruchsgegner wichtig. Nach BGH V ZR 90/22 vom 21. Juli 2023 richtet sich die Klage auf Zustimmung bei vereinbarter Verwalterzustimmung seit der Reform zum 1. Dezember 2020 gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Eine Klage gegen den Verwalter persönlich ist hierfür der falsche Ansatz. Lassen Sie Anspruch, Fristsetzung und Vertragsfolgen anwaltlich prüfen, statt eigenständig Rücktritt oder Schadensersatz als bereits feststehend anzukündigen.
Klären Sie Kosten und wirtschaftliche Folgen getrennt
Bei der Zustimmung können unterschiedliche Kostenbereiche zusammenkommen: notarielle Tätigkeiten, gegebenenfalls eine besondere Vergütung der Verwaltung und der wirtschaftliche Aufwand einer Verzögerung. Diese Positionen haben verschiedene Grundlagen. Eine pauschale Aussage wie „Die Zustimmung kostet immer denselben Betrag und wird immer vom Verkäufer bezahlt“ hilft deshalb nicht bei einer belastbaren Erlösplanung.
Notarielle Gebühren richten sich nach dem gesetzlichen Kostenrecht und den tatsächlich vorgenommenen Tätigkeiten. Ob eine Handlung bereits im Vertragsvollzug berücksichtigt ist oder zusätzlich abgerechnet wird, erläutert das Notariat anhand des konkreten Vorgangs. Fragen Sie nach einer nachvollziehbaren Kostenauskunft, die Zustimmung und Bestellungsnachweis auseinanderhält. Eine Beglaubigung der Zustimmung und die Herstellung eines bislang fehlenden geeigneten Bestellungsnachweises sind organisatorisch nicht dasselbe.
Bei einer verlangten Verwaltungsvergütung sollten Sie die vertragliche Grundlage und die vorgesehene Kostenzuordnung prüfen lassen. Eine Rechnung an Sie beweist allein noch nicht, dass jede Position von Ihnen geschuldet wird. Ebenso regelt eine Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer nicht automatisch, welche Ansprüche die Verwaltung gegen die Gemeinschaft hat. Klären Sie daher getrennt, wer eine Leistung beauftragt, wer gegenüber dem Rechnungssteller haftet und wer die Kosten im Verhältnis der Vertragsparteien endgültig tragen soll.
Für Ihre Verkaufsentscheidung zählt auch die Zeit. Nehmen wir ausschließlich zur Planung zusätzliche laufende Kosten von 950 Euro je Verzögerungsmonat an. Zwei zusätzliche Monate bedeuten dann 1.900 Euro Mehrbedarf. Das ist weder eine typische Kostenhöhe noch automatisch ein ersatzfähiger Schaden. Es zeigt jedoch, warum vollständige Nachweise und ein angemessener finanzieller Puffer wichtig sind. Die Immobilienbewertung hilft bei der Preiseinordnung; die Zustimmung ist kein Gütesiegel für den Preis oder den Zustand der Wohnung.
Behandeln Sie Verwalterwechsel und Sonderfälle rechtzeitig
Steht ein Verwalterwechsel an, halten Sie fest, wann die alte Bestellung endet und die neue beginnt. Eine ablaufende Bestellung kann bedeuten, dass die noch ausstehende Erklärung von einer anderen Stelle einzuholen ist. Daraus folgt aber nicht, dass jede bereits wirksam erteilte Zustimmung automatisch neu erstellt werden muss. Der BGH hat dies in V ZB 2/12 für das Ende der Bestellung nach erteilter Zustimmung geklärt. Lassen Sie Erklärung, Zugang und zeitliche Abfolge konkret prüfen.
Hat die Gemeinschaft aktuell keinen Verwalter, entfällt eine bestehende Zustimmungspflicht nicht einfach. Auch ein Beiratsvorsitzender darf nicht allein aufgrund seiner Funktion jede fehlende Verwaltererklärung ersetzen. Das Notariat und bei streitigen Fragen ein Fachanwalt müssen klären, welcher Beschluss, welche Vertretung und welcher Nachweis benötigt werden. Rechnen Sie in dieser Situation mit zusätzlichem Abstimmungsbedarf, bevor Sie einen engen Vollzugstermin vereinbaren.
Die Wohnungseigentümer können nach § 12 Absatz 4 WEG die Veräußerungsbeschränkung durch Beschluss aufheben. Das Gesetz sieht dann auch ihre Löschung im Grundbuch vor. Eine mündliche Mitteilung, die Regelung sei längst abgeschafft, ist kein ausreichender Arbeitsstand. Legen Sie den Beschluss dem Notariat vor und lassen Sie dessen Wirkung sowie den erforderlichen Grundbuchnachweis klären. Sie können die Beschränkung als einzelner Verkäufer nicht durch eine eigene Erklärung beseitigen.
Achten Sie bei mitverkauften Stellplätzen, weiteren Grundbuchblättern oder einer Änderung der Käuferzusammensetzung auf die Reichweite der Unterlagen. Die Zustimmung sollte das tatsächlich beurkundete Geschäft abdecken. Ändert sich später die Erwerberseite, ist die alte Erklärung nicht ungeprüft wiederzuverwenden. Bei Erbbaurechten oder weiteren Zustimmungsvorbehalten können zusätzliche Erklärungen anderer Berechtigter nötig sein. Eine Verwalterzustimmung ersetzt diese nicht.
Machen Sie aus den Unterlagen einen handhabbaren Verkaufsplan
Führen Sie eine kurze Übersicht mit vier Angaben je offenem Punkt: benötigte Unterlage, zuständige Person, nächster Schritt und vereinbarter Rückmeldetermin. Der Status „angefragt“ genügt nicht, wenn niemand weiß, ob nur eine Kopie fehlt oder die Verwalterbestellung ungeklärt ist. Vermerken Sie auch, welche Dokumente das Notariat bereits als geeignet bestätigt hat. Damit vermeiden Sie parallele Nachforderungen und widersprüchliche Versionen.
Vor der Beurkundung sollten Zustimmungspflicht, zuständige Stelle und verfügbare Nachweise geklärt sein. Nach der Beurkundung geht es darum, die konkrete Erklärung einzuholen und den Eingang der geeigneten Unterlagen nachzuhalten. Vor der Zahlung richten sich die Beteiligten nach den vereinbarten Fälligkeitsvoraussetzungen. Vor der Übergabe prüfen Sie den vertraglich maßgeblichen Zahlungsstand und die weiteren Übergabebedingungen. Diese Stationen sind miteinander verbunden, aber nicht austauschbar.
Zur allgemeinen Verkaufsakte gehören außerdem die sonstigen Objektunterlagen. Unsere Checkliste für den Immobilienverkauf unterstützt diese Vorbereitung. Der besondere Nutzen der Zustimmungsprüfung liegt darin, ein mögliches Hindernis für den Vollzug früh sichtbar zu machen. Ein vollständiger Energieausweis oder eine gelungene Besichtigung kann eine fehlende grundbuchtaugliche Erklärung nicht ersetzen. Umgekehrt macht eine erteilte Zustimmung die sonstige Käuferprüfung und Vertragsvorbereitung nicht entbehrlich.
Wenn Sie Ihre Wohnung in Düsseldorf oder NRW verkaufen möchten, können Sie über die Anfrage zum Wohnungsverkauf Ihre Ausgangslage schildern: Lage der Wohnung, gewünschter Zeitrahmen, Stand der Käuferauswahl und bereits bekannte Fragen zur Verwaltung. So kann das Verkaufsvorhaben mit den nächsten organisatorischen Schritten besprochen werden. Die rechtliche Prüfung der Gemeinschaftsregelung und des Vertragsvollzugs gehört ins Notariat; strittige Ansprüche gehören in anwaltliche Hände. Eine früh geordnete Verkaufsakte schafft dafür die nötige Grundlage.
