Ya sea al entrar o al salir, el acta de entrega de la vivienda es el documento más importante para dejar constancia del estado de una vivienda en el momento de la entrega. A menudo decide después si un daño ya existía al entrar o solo surgió durante el arrendamiento, y con ello quién responde de él y si la fianza (Kaution, el depósito de garantía del Derecho de arrendamientos alemán) se devuelve íntegramente. El acta no es obligatoria, pero quien prescinde de ella renuncia a un medio de prueba poderoso. Esta guía explica de forma objetiva qué debe incluir, qué valor probatorio despliega el acta ante los tribunales, en qué se diferencian el acta de entrada y la de salida y qué ocurre cuando una de las partes se niega a firmar.
Qué es un acta de entrega y para qué sirve
El acta de entrega de la vivienda es la constancia por escrito del estado de una vivienda arrendada en el momento de la entrega: al arrendatario al entrar, y de vuelta al arrendador al salir. Su finalidad es el aseguramiento de la prueba: se deja constancia de los daños, defectos o señales de uso existentes, para que después siga siendo posible determinar qué estado existía en qué momento.
La utilidad práctica se manifiesta en caso de conflicto. Si al salir aparece un arañazo en el parqué o un cerco de agua en el techo, solo con el acta de entrada puede acreditarse si el daño ya existía al inicio del arrendamiento. El acta sirve así a ambas partes: protege al arrendatario de responder por daños preexistentes, y al arrendador de que más tarde se discutan daños causados durante el arrendamiento. Es, sobre todo en materia de reparaciones estéticas (Schönheitsreparaturen, la redecoración ornamental a cargo del arrendatario) e indemnización por daños, el medio de prueba central en torno a la devolución de la vivienda.
Estos contenidos deben figurar en ella
No existe una forma prescrita por la ley, pero en la práctica se ha impuesto un alcance mínimo claro. Un acta sólida contiene:
- Nombres y direcciones del arrendador y del arrendatario, así como la dirección de la vivienda.
- Fecha de la entrega y, al salir, también la fecha de la salida o, en su caso, de la entrada.
- Lecturas de los contadores (Zählerstände) de electricidad, gas y agua; en su caso, también los repartidores de costes de calefacción o el nivel del depósito de gasóleo de calefacción.
- Estado de cada habitación, descrito de la forma más concreta posible (por ejemplo, «parqué con arañazo junto a la ventana», «agujeros de taladro en la pared del salón», «año en perfecto estado»).
- Defectos y daños existentes con indicación precisa del lugar y del tipo, complementados con notas sobre reformas acordadas o reparaciones estéticas todavía adeudadas.
- Tipo y número de las llaves entregadas (llaves del edificio, de la vivienda, del sótano y del buzón).
- Firmas de ambas partes y, en su caso, de los testigos presentes.
Cuanto más concreta sea la descripción, mayor será el valor probatorio. Fórmulas generales como «vivienda en orden» ayudan poco en un litigio; en cambio, un registro habitación por habitación y con denominación precisa ayuda mucho. Conviene documentar además el estado con fotografías fechadas.
Estatus jurídico y valor probatorio
Un acta de entrega de la vivienda no es obligatoria por ley. No existe deber de elaborarla y ninguna de las partes puede obligar a la otra a hacerlo. No obstante, se recomienda encarecidamente, pues como documento privado tiene ante los tribunales un valor probatorio considerable y se tiene en cuenta en la valoración de la prueba.
Esta fuerza se despliega sobre todo cuando ambas partes han firmado: queda entonces documentado que ambas partes reconocen el estado consignado. De ello se deriva una consecuencia importante: un defecto no recogido en el acta difícilmente podrá imputarse después al arrendatario, porque el documento acredita el estado en el momento de la entrega. Por ello, un acta de salida vacía o incompleta tiende a obrar en favor del arrendatario. Una excepción importante la constituyen los defectos ocultos que no eran reconocibles en la entrega: por regla general pueden hacerse valer también con posterioridad. Las modificaciones posteriores del acta firmada son problemáticas y pueden dañar su credibilidad.
Acta de entrada y acta de salida: la diferencia
Ambos documentos son, en esencia, actas de entrega, pero cumplen funciones distintas:
- Acta de entrada: deja constancia del estado al inicio del arrendamiento y documenta los defectos ya existentes al entrar. Protege sobre todo al arrendatario, pues solo así podrá acreditar después que no causó un daño determinado.
- Acta de salida: deja constancia del estado al final del arrendamiento y es la base para la cuestión de si el arrendatario adeuda indemnización por daños o reformas. Al mismo tiempo sirve para deslindar entre el desgaste normal y admisible y los daños sujetos a indemnización.
Solo la interacción de ambas actas hace completa la prueba: lo que se advierte al salir cobra su fuerza expresiva únicamente mediante la comparación con el estado inicial documentado. Por eso, quien prescinde de un acta al entrar pierde también al salir la base sólida de comparación.
El acta y la devolución de la fianza
Entre el acta de entrega y la fianza (Kaution) existe una estrecha conexión práctica, aunque ninguna norma las vincule directamente. La fianza garantiza, entre otras cosas, las pretensiones del arrendador por daños en la vivienda. Si tales daños existen al salir, y si exceden de las señales normales de uso, se desprende del acta de salida.
Si el estado se documenta allí como correcto y está firmado por ambas partes, al arrendador le resulta bastante más difícil justificar a posteriori deducciones de la fianza por supuestos daños. A la inversa, un acta cuidadosa proporciona al arrendador la base necesaria para acreditar de forma comprensible las pretensiones legítimas. Por ello, para ambas partes rige lo siguiente: un acta de salida clara es la mejor base para una liquidación de la fianza sin fricciones y justa, y evita de entrada la mayoría de los conflictos.
Cuando una parte no firma
A nadie se le puede obligar a firmar un acta de entrega: no existe un medio jurídico de coacción para ello. Si una parte se niega a firmar, el acta no es por ello inútil. Es recomendable elaborarla de todos modos y asegurar además el estado: con fotografías fechadas, mediante un testigo presente designado nominalmente y mediante una entrega acreditable del acta a la otra parte.
Un acta firmada solo por una parte, o no confirmada por la otra, tiene menos peso que una firmada por ambas; sin embargo, en combinación con fotografías y testigos sigue siendo un medio de prueba utilizable. Quien está obligado a la devolución, que al salir es regularmente el arrendatario, debería documentar el estado y la entrega de las llaves de forma especialmente cuidadosa y probatoria, sobre todo cuando se haya negado la firma.
El deber de devolución conforme al § 546 BGB
El marco jurídico de la devolución de la vivienda lo constituye el § 546 BGB (artículo 546 del Código Civil alemán, que regula el deber del arrendatario de devolver el bien arrendado): tras la extinción del arrendamiento, el arrendatario está obligado a devolver el bien arrendado. Para el arrendamiento de vivienda, esto significa entregar la vivienda desalojada y en el estado contractualmente debido. La fecha de entrega pactada es el momento más tardío para ello; si recae en domingo o festivo, rige el día laborable siguiente.
Si el contrato de arrendamiento no contiene una regulación especial sobre el estado en la devolución, la vivienda debe entregarse, según la jurisprudencia, «barrida» (besenrein, limpia de barrer): eliminada la suciedad gruesa, barridos o aspirados los suelos, retirada la suciedad intensa en ventanas, cocina y baño. Si el arrendatario no devuelve la vivienda a tiempo, el arrendador puede exigir una indemnización por uso conforme al § 546a BGB (artículo 546a del Código Civil alemán, la pretensión de indemnización por el uso continuado tras la extinción del arrendamiento). El propio § 546 BGB no menciona acta de entrega alguna: regula el deber de devolución, mientras que el acta es el medio de prueba sobre el estado efectivo en esa devolución.
